Privacyverklaring

Hoe gaan we om met persoonlijke gegevens?
In deze privacy statement leest u hoe wij omgaan met privacy binnen YouP telecom BV (YouP telecom).
We vinden het belangrijk dat persoonlijke gegevens persoonlijk blijven en schenken daarom veel aandacht aan uw privacybescherming bij de uitvoer van onze dienstverlening. Om meer te weten te komen hoe wij dit doen, hebben wij ons privacy beleid voor u uiteengezet in deze policy.

YouP telecom als verwerkingsverantwoordelijke

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt YouP telecom (gewone) persoonsgegevens van de klant en dit voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen YouP telecom en haar klanten, om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen en voor zover noodzakelijk voor de behartiging van haar gerechtvaardigde belangen.

Aard van de persoonsgegevens en de doelen waarvoor YouP telecom deze gegevens gebruikt

Contactgegevens en persoonlijke details

Dit zijn de gegevens waar YouP telecom naar vraagt wanneer u een dienst of product van ons afneemt of contact met ons opneemt. Het betreft de naam contactpersoon, (direct) telefoonnummer en e-mailadres. Deze categorie gegevens verwerken we in het kader van informeren, leveren en beheren van onze diensten, onze wettelijke verplichtingen, marketing, verkoop en facturatie.

Gebruikgegevens

Dit zijn gegevens over het gebruik van een dienst of een product. Het gaat hier bijvoorbeeld om het dataverkeer, de datum, het tijdstip en hoe lang een dienst wordt gebruikt, de verschillende gebruikers van de dienst en de daaraan gerelateerde gegevens. Deze gegevens worden vooral gebruikt voor facturatie- en administratie redenen, wettelijke verplichtingen en om een optimale dienstverlening te garanderen.

Netwerkgegevens

Aan ons verstrekte wachtwoorden en inloggegevens, licentie-, en netwerkgegevens, MAC-adres(sen) van randapparatuur, zoals een modem, en broncode worden door YouP telecom verwerkt in het kader van haar dienstverlening. Deze zijn noodzakelijk voor de levering van de dienst of product, voor het verhelpen van ICT storingen, het opzetten van gesprekken, of het via de cloud opslaan van uw data.

Verkeersgegevens

Voor het gebruik van onze diensten verwerken wij verkeersgegevens. Verkeersgegevens zeggen iets over de communicatie, zoals het afzender- en bestemmingsnummer dat gebeld is, de datum, tijd en duur van het gesprek, en de kosten die hiervoor in rekening worden gebracht. Het betreft hier ook de hoeveelheid data, en bij roaming het gebruikte buitenlands netwerk alsook gegevens om verbinding met elektronische communicatienetwerken van andere operatoren te kunnen realiseren. Op basis van deze verkeersgegevens kan YouP telecom ook haar fair-use-policy monitoren en in het geval van een excessief gebruik of (mogelijke) fraude, ingrijpen. Verkeersgegevens worden geautomatiseerd gegenereerd en verwerkt. YouP telecom verwerkt deze categorie gegevens in het kader van dienstverlening, systeembeheer, facturatie, wettelijke verplichting en rapportage.

Locatiegegevens

Wanneer u via een dienst van YouP telecom een gesprek of een datasessie opzet, verwerken wij gegevens die een hele ruwe locatiebepaling kunnen maken over waar u zich op dat moment bevindt. Deze gegevens gebruiken wij om te bepalen of het gesprek of de datasessie binnen of buiten België plaatsvindt. YouP telecom verwerkt deze categorie gegevens in het kader van dienstverlening, beheer, wettelijke verplichting, facturatie en rapportage.

Inhoud van de communicatie

De inhoud van gesprekken worden door YouP telecom niet verwerkt tenzij een wettelijke of gerechtelijke rechtsgrond YouP telecom hiertoe verplicht

YouP telecom als verwerker

In het geval dat YouP telecom, in uitvoering van de levering van dienst(en) of product(en), persoonsgegevens verwerkt voor de klant of voor een door de klant aangeduide derde, dan treedt YouP telecom op in de hoedanigheid van verwerker en handelt de Klant in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke c.q. als, op zijn beurt, verwerker van een derde Verwerkingsverantwoordelijke. YouP telecom verwerkt de Persoonsgegevens dan slechts namens en slechts ten behoeve van Klant in overeenstemming met diens instructies en onder diens verantwoordelijkheid, behoudens andersluidende wettelijke verplichtingen. In voorkomende geval sluit YouP telecom een verwerkersovereenkomst af met de klant omtrent de modaliteiten voor de verwerking van de persoonsgegevens waar de Klant verwerkingsverantwoordelijke is.

Goedgekeurde (sub-)verwerkers

Met hieronder vermelde (sub)verwerkers werkt YouP telecom samen, maar niet voor elk type dienst dat wordt afgenomen. Voor een volledige lijst van (sub)verwerkers per type dienst kan het verwerkersoverzicht worden aangevraagd bij security@YouPtelecom.nl.

KPN partnernetwerk, Odoo, 3CX, Xelion, Unify, DstnyWLS, Odido, Microsoft, Nextpertise, Plainwise

Gebruik van cookies en andere trackingmethoden

YouP telecom maakt gebruik van cookies om de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van haar website te verbeteren. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Aanwezigheid op het kantoor van YouP telecom

Wanneer u ons kantoor bezoekt als gast, dan registreren wij uw bezoek. Dit doen we uit veiligheidsoverwegingen om in een geval van een calamiteit goed te kunnen handelen.

Training en opleiding

Wanneer u contact met onze support-afdeling opneemt, kan het voorkomen dat het gesprek wordt opgenomen voor trainingsdoeleinden. Dit melden we netjes van tevoren.

Hoe lang worden de Persoonsgegevens bewaard?

In het kader van de dienstverlening

Contactgegevens en persoonlijke details worden bijgehouden gedurende de overeenkomst en gedurende een termijn van 2 jaar na beëindiging ervan. De gegevens in het kader van onze financiële administratie worden gedurende een termijn van 7 jaar bijgehouden. Gebruiksgegevens, Netwerkgegevens, Verkeersgegevens en Locatiegegevens worden, behoudens in het geval van andersluidende wettelijke verplichtingen in hoofde van YouP telecom, bijgehouden gedurende de overeenkomst en gedurende een termijn 2 jaar na beëindiging ervan. Deze gegevens worden in het kader van onze financiële administratie bijgehouden gedurende een termijn van 7 jaar. YouP telecom bewaart uw persoonlijke gegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren en/of om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Bepaalde categorieën van gegevens worden voor een kortere termijn bewaard: het gaat hier over categorieën van persoonsgegevens waar de bewaartermijnen wettelijk worden vastgesteld zoals in de Richtlijn 2002/58/EG, zoals gewijzigd (de e-Privacy Richtlijn) en de Wet van 2 maart 2022 (de Telecommunicatie wet). Eventuele wijzigingen, beperkingen of verwijderingen van persoonsgegevens worden alleen verwerkt in onze actieve (adres-)bestanden, nooit in eerder gemaakte back-ups en archiefbestanden.

Buiten het kader van de dienstverlening

Gegevens over bezoek aan onze website worden 1 jaar bijgehouden, tenzij U zich hier tegen verzet. Heeft u (via de website) gesolliciteerd bij YouP telecom en wordt u niet weerhouden, dan houden wij de door u aangeleverde persoonsgegevens bij gedurende 4 weken, tenzij u akkoord bent om opgenomen te worden in onze wervingsreserve in welk geval wij uw persoonsgegevens gedurende 1 jaar bijhouden voor eventuele latere opportuniteiten.

Beveiliging

YouP telecom neemt m.b.t. de betreffende persoonsgegevens passende technische en organisatorische maatregelen zodat een passende beveiliging ervan wordt gewaarborgd en zodat deze Persoonsgegevens niet het voorwerp kunnen uitmaken van ongeoorloofd of onrechtmatige verwerking. Onze focus op beveiliging omvat hardware, software, fysieke veiligheid, beleidsregels, sensibilisering en instellingen in hard- en software. Daarbij maakt YouP telecom gebruik van geavanceerde technieken (zoals, firewalls, spamfilters en virusscanners, two-factor authenticatie en device management applicaties) voor de bescherming tegen veiligheidsinbreuken, virussen, spam en malware.

Gegevens delen met anderen

YouP telecom verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden (sub-verwerkers) indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Sub-verwerkers (zoals providers, leveranciers en partners) sluiten een verplichte verwerkersovereenkomst met YouP telecom af voor een correcte verwerking van de verstrekte gegevens.

Kwaadwillige oproepen

Agentschap Telecom is ermee belast van elke persoon die beweert het slachtoffer te zijn van kwaadwillig gebruik van een elektronisch-communicatienetwerk of –dienst, het verzoek te onderzoeken om inlichtingen te krijgen over de identiteit en het adres van de gebruikers van elektronische-communicatienetwerken of –diensten die deze persoon hebben lastiggevallen, voor zover die gegevens beschikbaar zijn. De Ombudsman willigt het verzoek in indien de feiten lijken vast te staan en het verzoek betrekking heeft op precieze data. In het geval van kwaadwillige oproepen en men de identiteit van de vermoedelijke dader van deze oproepen wil kennen, kan de Klant klacht indienen bij de Ombudsman.

Rechten van de betrokkenen (gebruikers)

Recht op informatie

U heeft recht op duidelijke, transparante en begrijpelijke informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Deze privacyverklaring is bedoeld om u hierover te informeren. Indien u aanvullende vragen heeft, kunt u altijd contact met ons opnemen via security@Youptelecom.nl.

Recht op inzage

U kunt ons verzoeken om te bevestigen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Daarnaast kunt u inzage krijgen in de specifieke gegevens die wij van u hebben en informatie over:

• De doeleinden van de verwerking.
• De categorieën persoonsgegevens die wij verwerken.
• De ontvangers of categorieën ontvangers aan wie gegevens zijn verstrekt.
• De bewaartermijnen of de criteria die worden gehanteerd om deze te bepalen.

Op uw verzoek verstrekken wij een kopie van de gegevens die wij over u bewaren. Voor extra kopieën kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Recht op rectificatie

Als uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht deze te laten corrigeren of aanvullen. Op uw verzoek passen wij de gegevens binnen redelijke termijn aan en informeren wij waar nodig andere partijen die uw gegevens hebben ontvangen.

Recht op gegevenswissing ('recht om vergeten te worden')

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen in de volgende gevallen:

• De gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor verwerking.
• U maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen dwingende gerechtvaardigde gronden.
• De gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
• De gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Houd er rekening mee dat wij in sommige gevallen niet aan uw verzoek kunnen voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens te bewaren.

Recht op beperking van verwerking

In bepaalde situaties kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan in de volgende gevallen:

• U betwist de juistheid van de gegevens (voor de duur van het onderzoek).
• De verwerking is onrechtmatig, maar u verzoekt om beperking in plaats van verwijdering.
• Wij hebben de gegevens niet langer nodig, maar u heeft ze nodig voor een rechtsvordering.
• U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en wacht op een beoordeling van onze gerechtvaardigde belangen.

Tijdens een beperking verwerken wij de betreffende gegevens alleen nog met uw toestemming of voor juridische doeleinden.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare vorm te ontvangen. U kunt deze gegevens ook laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, mits dit technisch mogelijk is. Dit recht geldt alleen voor gegevens die:

• U zelf aan ons heeft verstrekt.
• Worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.
• Geautomatiseerd worden verwerkt.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien:

• De verwerking plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang.
• • Uw gegevens worden gebruikt voor direct marketing.
    In het geval van direct marketing zullen wij de verwerking direct stoppen. 
    Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang beoordelen wij of wij dwingende legitieme gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen.
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming
• U heeft het recht om niet te worden onderworpen aan besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) en die rechtsgevolgen hebben of een aanzienlijke impact op u hebben.

YouP telecom neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van YouP telecom) tussen zit.

Wilt u een verzoek doen, om uw rechten uit te oefenen, dan kunt u ons bereiken via:

security@youptelecom.nl

of

Privacy Officer
YouP telecom B.V.
Penningweg 15
1507 DB Zaandam
Nederland

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, dan kunt u deze klacht eveneens naar hogergenoemd e-mail of postadres sturen. Wij zullen u dan uiterlijk binnen de wettelijk voorziene termijn van 30 dagen na geldige identificatie antwoorden. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een schriftelijke klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

YouP telecom heeft het recht deze privacy policy te allen tijde te wijzigen. De privacy policy op www.youptelecom.nl is de meest recente versie en vervangt eerdere privacy policies.